Esta documentación detalla el proceso para asociar y actualizar la resolución de documento soporte tanto en la DIAN como en Gestoru, asegurando la correcta emisión de los documentos soporte conforme a la normativa vigente.

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1. Asociación en la DIAN

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Descripción breve

Este proceso permite asociar la resolución actualizada en la DIAN mediante la verificación y configuración del rango de numeración en su portal oficial.

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Características principales

  • Acceso al portal DIAN: Ingresa al portal oficial de la DIAN.
  • Selección de opciones: Navega a “Temas de interés” > “Facturando electrónicamente”.
  • Verificación de datos: Comprueba el correo registrado y accede mediante el enlace enviado.
  • Configuración del proveedor: Selecciona Cadena S.A. y configura el nuevo prefijo asignado.
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Acceso al Portal DIAN

Ingresa a Portal DIAN y selecciona la opción “Temas de interés” > “Facturando electrónicamente”.

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Selección del Tipo de Empresa

Elige según corresponda:

  • Empresa Jurídica: Utilizando la cédula del representante legal y el NIT.
  • Persona Natural: Utilizando la cédula a nombre propio.
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Verificación y Acceso

Revisa tu correo para recibir el enlace de acceso y haz clic en “Acceder”.

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Configuración del Rango de Numeración

Ve a Configuración > *Rango de numeración, selecciona *Cadena S.A. y configura el nuevo prefijo asignado.

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Guardar Configuración

Confirma la configuración haciendo clic en Agregar.

Se recomienda incluir una captura de pantalla de la sección “Rango de numeración” en el portal DIAN para mayor claridad. [Imagen: Captura de pantalla de la sección “Rango de numeración”]

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Recomendaciones generales

  • Usa el correo registrado en el RUT para acceder sin inconvenientes.
  • Verifica que el prefijo configurado coincida con el asignado oficialmente.
  • Guarda la configuración de forma correcta para evitar errores futuros.

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Recursos adicionales

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2. Asociación en Gestoru

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Descripción breve

Este proceso permite asociar la resolución de documento soporte en Gestoru, configurando y administrando las numeraciones autorizadas por la DIAN para su correcta emisión.

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Características principales

  • Acceso a Configuración: Ingresa al módulo de Configuración desde el menú principal de Gestoru.
  • Navegación en el módulo: Dirígete a Documento Soporte > Numeraciones.
  • Creación de nueva numeración: Completa el formulario con información clave como nombre, prefijo, rango numérico, vigencia y número de resolución.
  • Marcado como preferida: Selecciona la opción “Preferida” para designar la resolución principal.
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Acceder a Configuración

Desde el menú principal de Gestoru, selecciona Configuración.

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Navegar al Módulo Documento Soporte

Entra en Documento Soporte y luego selecciona Numeraciones.

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Crear Nueva Numeración

Haz clic en el botón “Nueva Numeración” y completa el siguiente formulario:

  • Nombre: Ej. “Resolución Documento Soporte 2024”.
  • Prefijo: Código asignado por la DIAN.
  • Número inicial y final: Define el rango autorizado.
  • Vigencia desde: Fecha de inicio de validez.
  • Vigencia hasta: Duración en meses según la DIAN.
  • Número de resolución: Copia el número otorgado en el formulario.
  • Resolución (mensaje corto): Breve descripción visible en los documentos.
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Confirmar y Guardar

Revisa la información y guarda la configuración haciendo clic en Guardar.

Recuerda marcar la resolución como “Preferida” si será la principal para la emisión de documentos soporte.

Se recomienda incluir una imagen del formulario “Nueva Numeración” en Gestoru para ilustrar el proceso. [Imagen: Captura del formulario “Nueva Numeración” en Gestoru]

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Recomendaciones generales

  • Verifica que todos los datos ingresados coincidan con la resolución emitida por la DIAN.
  • Marca la opción “Preferida” para asegurar que Gestoru utilice la resolución correcta.
  • Realiza revisiones periódicas de las numeraciones activas para mantener la integridad de los documentos.

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Recursos adicionales

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3. Recomendaciones Generales y Recursos Adicionales

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Descripción breve

Esta sección reúne consejos, buenas prácticas y recursos para la correcta administración y actualización de la resolución de documento soporte, aplicable tanto a la DIAN como a Gestoru.

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Características principales

  • Verificación constante: Asegúrate de que el prefijo y la vigencia estén correctos.
  • Actualización oportuna: Realiza nuevas configuraciones antes de la expiración de la resolución actual.
  • Conservación de registros: Guarda el número de resolución para futuras auditorías y consultas.

Consejos Importantes

Revisa periódicamente la configuración de la resolución y conserva una copia actualizada de todos los datos relevantes. Esto te ayudará a evitar inconvenientes durante auditorías o procesos de revisión.

Conserva siempre el número de resolución y toda la información asociada, ya que puede ser requerida en auditorías futuras.

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Recomendaciones generales

  • Mantén una copia física o digital de la resolución y su configuración.
  • Realiza pruebas de verificación para confirmar que la numeración activa se utiliza correctamente en la emisión de documentos.
  • Consulta el Centro de ayuda Gestoru en caso de dudas o problemas.

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Recursos adicionales

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