Bienvenido a la guía de Inicio Rápido para la facturación electrónica. Esta documentación te ayudará a configurar, editar y enviar tus facturas de manera eficiente a través de nuestro sistema Gestoru.

[Imagen: Vista general del sistema ERP]


Configuración Inicial

Descripción breve

La sección de Configuración Inicial te permite registrar tu empresa, configurar los datos fiscales, personalizar la factura y cargar el certificado digital. Esto asegura que el sistema esté listo para emitir facturas cumpliendo con las normativas vigentes.

Características principales

  • Registro de Empresa: Completa información esencial como NIT, razón social y régimen fiscal.
  • Personalización de Facturas: Añade el logo de tu empresa y selecciona la plantilla adecuada.
  • Certificado Digital: Importa tu certificado digital (.p12 o .cer) y configura la clave privada.
  • Gestión de Clientes y Productos: Registra clientes y productos para agilizar la emisión de futuras facturas.

Recomendaciones generales

Registra clientes y productos una única vez para optimizar el flujo de trabajo.
Verifica siempre que la información fiscal sea correcta para evitar problemas en la validación de facturas.
Mantén actualizado tu certificado digital para evitar interrupciones en el servicio.

Recursos adicionales

1

Paso 1: Registro de Empresa

Ingresa los datos fiscales (NIT, razón social y régimen fiscal) en el formulario. [Imagen: Captura del formulario de registro]

2

Paso 2: Personalización de Facturas

Sube el logo y selecciona la plantilla que representará la imagen de tu empresa.

3

Paso 3: Configuración del Certificado

Importa tu certificado digital y asegúrate de ingresar la clave privada correctamente.

4

Paso 4: Gestión de Clientes y Productos

Registra los clientes y productos para agilizar futuras facturaciones.


Edición y Vista Previa

Descripción breve

La sección de Edición y Vista Previa te permite crear y modificar facturas electrónicas con plantillas prediseñadas y campos personalizables, ofreciendo una revisión en tiempo real antes de su emisión.

Características principales

  • Creación y Edición de Facturas: Utiliza plantillas flexibles y edita campos como descripción, impuestos y condiciones de pago.
  • Vista Previa en Tiempo Real: Comprueba el formato final de la factura y corrige errores antes del envío.
  • Personalización Avanzada: Ajusta cada elemento de la factura para adaptarse a las necesidades de cada transacción.

Recomendaciones generales

Activa la numeración automática para evitar errores consecutivos en tus facturas.
Utiliza la vista previa para asegurarte de que la factura se visualice correctamente antes de enviarla.

Recursos adicionales

Ejemplo de Edición y Vista Previa

Observa cómo se actualiza la factura en tiempo real mientras editas sus componentes. [Video: Demostración del editor de facturas]

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Paso 1: Selección de Plantilla

Elige entre las plantillas prediseñadas o personalizadas según tus necesidades.

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Paso 2: Edición de Campos

Modifica la información, ajusta impuestos y condiciones de pago.

3

Paso 3: Revisión en Vista Previa

Revisa la factura en tiempo real y realiza los ajustes necesarios.


Emisión y Envío

Descripción breve

La sección de Emisión y Envío te permite generar facturas en formatos XML (cumpliendo normativas) y PDF (para una representación visual clara), enviarlas automáticamente y hacer seguimiento de su estado.

Características principales

  • Generación de Facturas: Emite facturas en formato XML para cumplir con las regulaciones y en PDF para la visualización amigable.
  • Envío Automático: Envía las facturas a tus clientes vía correo electrónico o permite su descarga directa.
  • Monitoreo del Estado: Realiza el seguimiento del estado de las facturas, verificando si han sido entregadas, abiertas o rechazadas.

Recomendaciones generales

Activa las notificaciones para recibir alertas sobre el estado de tus facturas.
Verifica periódicamente el estado de las facturas para confirmar su correcta recepción.
Revisa de inmediato cualquier factura rechazada o con errores para corregirlos.

Recursos adicionales

Monitorización de Facturas

Aprende a seguir el estado de tus facturas y gestionar las notificaciones de envío. [Imagen: Ejemplo de monitorización de facturas]

1

Paso 1: Generación de la Factura

Emite la factura en los formatos XML y PDF necesarios.

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Paso 2: Envío al Cliente

Envía la factura automáticamente por correo electrónico o habilita la opción de descarga directa.

3

Paso 3: Seguimiento

Monitorea el estado de la factura para confirmar su recepción y validación.

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